Mandantenannahme
Meldung im Kanzleinamen und strukturierte Aufnahme des Anliegens.
Telefonservice für Kanzleien
Professioneller erster Kontakt für Ihre Mandanten.
TARIS übernimmt den professionellen telefonischen Erstkontakt für Ihre Kanzlei, erfasst Mandantenanliegen strukturiert und bereitet Rückrufe so vor, dass Ihr Team gezielt reagieren kann.
Freie SpracheIndividuelle AbläufeMensch + KI
Ihr Alltag
Mandanten erwarten Erreichbarkeit – auch wenn gerade niemand ans Telefon kann.
Gerichtstermine, Besprechungen und konzentrierte Fallarbeit vertragen sich schlecht mit dauernden Unterbrechungen. Gleichzeitig erwarten Mandanten eine professionelle Erreichbarkeit.
Kontaktdaten
Name, Rückrufnummer und weitere gewünschte Angaben vollständig erfassen.
Rückrufwünsche
Anliegen und Priorität nach Ihren Vorgaben dokumentieren.
Terminierung
Bei TARIS können Termine nach Ihren Regeln koordiniert werden.
Typische Anrufsituationen
Use Cases für Kanzleien.
Vier Beispiele zeigen, wie aus einem Anruf ein klarer nächster Schritt wird. Die konkreten Fragen und Regeln stimmen wir auf Ihr Unternehmen ab.
Use Case
Neue Mandatsanfrage
TARIS erfasst die von Ihnen freigegebenen Basisinformationen und trennt neue Anfragen von bestehenden Mandaten.
Ergebnis: der Erstkontakt ist strukturiert, ohne Rechtsberatung zu erteilen.Use Case
Bestehender Mandant
Name, Akten- oder Vorgangsbezug und Rückrufgrund können nach Ihrem Prozess aufgenommen werden.
Ergebnis: Rückrufe lassen sich schneller zuordnen.Use Case
Terminwunsch
Terminart, Ansprechpartner und gewünschtes Zeitfenster werden erfasst oder bei eingerichteter Kalenderanbindung koordiniert.
Ergebnis: weniger organisatorische Unterbrechungen.Use Case
Dringliche oder fristbezogene Meldung
TARIS markiert einen Vorgang nur nach klar definierten Kriterien und Eskalationsregeln; eine rechtliche Bewertung erfolgt nicht.
Ergebnis: definierte Dringlichkeiten werden sichtbar und sauber weitergegeben.So funktioniert es
Ein klarer Ablauf für jeden Anruf.
Vor dem Start legen wir gemeinsam fest, welche Informationen wir erfassen und was anschließend passieren soll.
Begrüßung
Meldung im Namen Ihrer Kanzlei.
Anliegen erfassen
Neue Anfrage, bestehendes Mandat oder Rückruf.
Information aufnehmen
Nur die von Ihnen definierten Angaben.
Weitergabe
An den zuständigen Anwalt oder Mitarbeiter.
Besondere Anforderungen
Für die Datenschutz- und Vertraulichkeitsanforderungen von Kanzleien ausgelegt.
Mandantenkommunikation verlangt besondere Sorgfalt. TARIS verbindet strukturierte telefonische Erreichbarkeit mit dokumentierten Datenschutzprozessen und klaren Regeln dafür, welche Informationen aufgenommen, weitergegeben oder an einen Menschen übergeben werden.
Vertrauliche Mandantenkommunikation
Anliegen und Kontaktdaten werden nur nach den mit der Kanzlei definierten Prozessen verarbeitet und weitergegeben.
DSGVO & EU AI Act
Der Einsatz von TARIS ist mit dokumentierten Datenschutz- und Compliance-Prozessen hinterlegt.
Azure EU & Speicherung in Deutschland
GPT wird über Microsoft Azure in der EU betrieben; relevante Daten werden in Deutschland gespeichert.
AVV, Löschung & Rollenrechte
Auftragsverarbeitung, Löschkonzept und Rollen-/Rechtekonzept sind dokumentiert. Organisatorische Anrufannahme und Rechtsberatung bleiben klar getrennt.
Häufige Fragen
Was Unternehmen aus dieser Branche wissen möchten.
Kurz beantwortet – die konkrete Einrichtung stimmen wir auf Ihren Telefonprozess ab.
Erteilen Sie Rechtsberatung?
Nein. Wir übernehmen den telefonischen Erstkontakt und die mit Ihnen abgestimmten organisatorischen Aufgaben.
Können neue Mandatsanfragen getrennt erfasst werden?
Ja. Neu- und Bestandsmandanten können unterschiedliche Abläufe und Fragen erhalten.
Können Sie Fristsachen erkennen?
Nur soweit Sie klare Kriterien und Eskalationsregeln vorgeben. Eine rechtliche Bewertung erfolgt nicht.
Können Termine vereinbart werden?
Ja. Über TARIS können Termine direkt koordiniert werden, wenn ein Kalenderzugang vorhanden ist.
Nächster Schritt
Wir richten den Telefonservice nach Ihrem tatsächlichen Ablauf ein.
Sie sagen uns, welche Anrufe bei Ihnen vorkommen. Wir entwickeln daraus einen klaren Gesprächs- und Übergabeprozess.